Le processus Audit

Introduction

Le processus d’audit est déclenché uniquement depuis le planning d’audit.

A noter : Le paramétrage des champs visibles (en lecture seule ou obligatoires) est défini lors du paramétrage de la solution. Certains champs présents dans l’exemple ci-dessous peuvent donc différer par rapport à votre application.

Le processus d’audit se compose en 3 étapes :

• La préparation
• La réalisation
• Le bilan

La préparation de l’audit

L’étape de préparation d’audit est similaire aux items proposés depuis le planning.

L’utilisateur peut :

• Envoyer une convocation (format pdf) et un rendez-vous (au format ics)
• Ajouter de la documentation pour les auditeurs
• Constituer son équipe d’auditeurs et désigner par groupe de questions l’auditeur assigné

La réalisation de l’audit

Au démarrage d’un audit interne, chaque auditeur reçoit un mail pour lui signifier qu’il a une tâche à traiter pour cette étape de réalisation.

Le bandeau du haut permet d'identifier le numéro de l'audit La partie en-tête reprend les éléments, en lecture seule, définis lors de la planification Chaque auditeur complète l’onglet « Evaluation » contenant les chapitres sur lesquels il a été désigné en tant qu’auditeur.

Dans un audit toutes les questions/exigences doivent impérativement être complétées avant la validation de l’audit.

Evaluer un groupe d’exigences

Pour faciliter l’évaluation, il est possible d’appliquer une évaluation sur le groupe de questions / chapitres.

Au clic sur le groupe, il est possible de sélectionner une évaluation dans la partie de droite qui est automatiquement appliquée à toutes les exigences. L’utilisateur peut néanmoins modifier les évaluations sur quelques questions.

Evaluer une exigence

Au clic sur une question / exigence, l’auditeur visualise sur la gauche un volet proposant plusieurs volets repliables.

Dans le volet “En savoir plus” on retrouvera la description de l’exigence :

• le nom de la question / exigence
• Le commentaire / description précisant la question

Dans le volet “Evaluation” on retrouvera les informations relatives à l’évaluation de l’exigence :

• Les types de notation
• Un champ résultat pour indiquer la valeur retenue
• Un commentaire
• La possibilité d’ajouter des pièces jointes

En cas de non conformité, le volet “Anomalie” est proposé pour compléter les caractéristiques de l’anomalie :

• Le type d’anomalie / non conformité
• Le commentaire
• Les actions immédiates mise en œuvre (actions curatives)
• Les actions proposées ou suggérées

Enfin un dernier volet “Historique” propose pour chaque question un tableau des précédentes évaluations réalisées pour faciliter le suivi.

Ajouter un constat

Chaque anomalie, ou non conformité détectée durant l’audit, crée automatiquement un constat repris dans l’onglet à cet effet.

L’auditeur peut ajouter des constats supplémentaires lors de son étape d’évaluation

Bilan de l’audit

Une fois que toutes les tâches de réalisation sont terminées, le responsable de l’audit reçoit un mail pour lui signifier qu’il a une tâche à traiter pour cette étape de bilan.

Le bilan reprend toutes les informations précédemment saisies (métadonnées, grille d’évaluation détaillée, l’ensemble des constats saisis et les évaluations non conformes).

Le responsable de l’audit a la possibilité de modifier les évaluations et d’ajouter de nouveaux constats avant de valider cette étape de bilan.

Il a également la possibilité de créer des actions immédiates et de proposer des actions supplémentaires.

Note : Chaque constat présent entraine la création en automatique d’une instance du processus “Non-Conformité”.

Mis à jour le : 30/04/2025