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# Paramétrages avancés de la GED


## Les fonctionnalités d’administration sont accessibles seulement aux utilisateurs ayant le rôle "Admin"

||| Attention : on rentre dans des utilisations ou des paramétrages avancés, prenez le temps de bien lire les indications

## Journal d’événements

Depuis le menu d’administration / Journal d’événement, le journal d’événement propose de recherche dans les logs l’historique des événements par type, users, adresse IP.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/c/b/b/9cbb13020d73800/untitled_1tipktj.png)

Seul l’historique des 2 derniers mois est proposé depuis cette interface

## Liens de partage

Depuis le menu d’administration / Liste des liens de partage, tous les liens de partage générés par l’application sont accessibles par les administrateurs en consultation et en suppression.

## Configuration

### Passer l’étape de vérification

Dans le paramétrage GED, il est possible passer outre l’étape de vérification dans le circuit du document :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/c/b/b/9cbb13020d73800/image_41s9mc.png)

Dans ce cas un bouton apparaitra dans la page de pilotage des publications sur les documents à l’étape “Vérification” :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/c/b/b/9cbb13020d73800/image-1_cadaea.png)

Un écran de confirmation est affiché :

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/c/b/b/9cbb13020d73800/image-2_5oepol.png)

Le document passe alors à l’étape “Approbation” et les demandes de vérification sont abandonnées.

### Calcul de la référence

Plusieurs paramètres peuvent être utilisés pour le calcul de la référence.

| ${documentType} | Valeur du champ Type de document |
| ---- |
| ${documentNature} | Valeur du champ Nature du document |
| ${processes} | 1ère valeur du champ Processus |
| ${products} | Valeur du champ produit ou projet |
| ${referencial} | 1ère valeur du champ Référentiel |
| ${version} | indice de version |
| ${additional1} | Valeur du champ additional 1 |
| ${title} | Titre du document |
| ${services} | 1ère valeur du champ Service. Attention cela ne prend pas le code (abréviation) pour l’instant |
| ${folderSubPath | Nom du dossier parent. L’élément dans le premier pipe indique le caractère recherché (ici ‘-’). Lorsqu’on indique par exemple “-” seule la chaîne avant ce caractère est récupérée du nom du dossier où est déposé le fichier. Le chiffre à droite du dernier pipe indique le nombre de caractères à prendre (0 étant la valeur par défaut qui récupère tout). |
| ${increment | Incrément automatique du X digits |

### Calcul de la version

La propriété “pkgdms.version.increment.type” permet de spécifier le format du calcul de la version d’un dépôt dans la GED. Les valeurs acceptées sont : “alphanumeric” et “numeric”.

## Colonnes de l’explorateur :

Il est possible d’afficher certaines colonnes dans l’explorateur GED grâce à la propriété “agl.gedexplorer.columns”.

Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par une virgule) :

| **Valeur** | **Description** |
| ---- |
| name | Nom |
| modification | Modifié le |
| modified_by | Modifié par |
| size | Taille |
| model_data.reference | Référence |
| custom_data.version | Version |
| custom_data.category | Type de document |
| custom_data.nature | Nature |
| custom_data.referential | Référentiel |
| custom_data.processes | Processus |
| custom_data.services | Services |
| custom_data.writer | Rédacteur |
| custom_data.users_opinion | Aviseurs |
| custom_data.users_visa | Vérificateurs |
| owner_id | Propriétaire (approbateur/publicateur) |
| custom_data.users_notified | Notifiés |
| custom_data.users_read | Notifiés (avec confirmation de lecture) |

## Rendre éditable des champs :

Il est possible de rendre éditable certains champs dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED : grâce à la propriété “pkgdms.explorer.data.editables”.

Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par un point-virgule) :

| **Valeur** | **Description** |
| ---- |
| additional1 | Champ complémentaire 1 |
| additional2 | Champ complémentaire 2 |
| description | Commentaire |
| processes | Processus |
| products | Produits |
| referential | Référentiel |
| services | Services |

Ces champs sont éditables uniquement pour les personnes ayant un rôle présent dans la propriété “pkgdms.explorer.data.editables.role”. Habituellement, cette propriété a pour valeur “Admin”.

Il est possible de masquer les 2 champs dits “complémentaires” dans l’écran de suivi / pilotage des publications en affectant la valeur “false” à la propriété “pkgdms.monitor.field.additional1.active” et/ou “pkgdms.monitor.field.additional2.active”.

Il est possible de masquer les 2 champs dits “complémentaires” dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED : en affectant la valeur “false” à la propriété “pkgdms.explorer.field.additional1.active” et/ou “pkgdms.explorer.field.additional2.active”.

## Masquage des champs :

Il est possible de masquer certains champs dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED et également dans l'écran "Historique et Indicateurs" grâce à la propriété "pkgdms.explorer.data.hideables".  Ce masquage prend effet également dans le panneau de recherche.

Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par un point-virgule) :

| **Valeur (pour l’écran des propriétés)** | **Valeur (pour l’écran des historiques)** | **Description** |
| ---- |
| additional1 | additional1 | Champ complémentaire 1 |
| additional2 | additional2 | Champ complémentaire 2 |
|  | additionalData | Mot(s) clé(s) |
|  | comment | Commentaire |
| users_read | confirmations | Notifiés (avec confirmation de lecture) |
| writer | editBy | Rédacteur |
|  | editEndDate | Date de rédaction |
|  | expiration_date | Date d’expiration |
|  | instanceName | Nom |
| is_review |  | Révision en cours |
| nature | nature | Nature |
| owner_id |  | Propriétaire |
| processes | processes | Processus |
| products | products | Produits |
|  | publishAt | Date de publication |
| referential | referencial | Référentiel |
| review_code |  | Dernier code de révision |
| review_comment |  | Objet de la révision |
| review_end_date |  | Date de fin de la dernière révision |
| review_start_date |  | Date de début de la dernière révision |
| review_user |  | Dernier réviseur |
| services | services | Services |
|  | title | Titre |
| category | type | Type du document |
| users_notified |  | Notifiés |
| users_opinion |  | Aviseurs |
| users_visa | visas | Vérificateurs |
| version | version | Version |

## Personnalisation des mails :

Il est possible de modifier l’objet et le contenu des mails envoyés. Cela se fait dans le référentiel “Mails_DMS” de la section “DMS”.

Voici les balises qui peuvent être insérées :

| **Description** | **Balise** |
| ---- |
| Nom / titre | %fileName% |
| Emplacement | %fileDirectory% |
| Référence | %reference% |
| Type de document | %type% |
| Nature | %nature% |
| Version | %version% |
| Référentiel | %referential% |
| Processus | %processes% |
| Produits | %products% |
| Services | %services% |
| Date de publication | %publicationDate% |
| Complément 1 | %additional1% |
| Complément 2 | %additional2% |
| Commentaire | %comment% |

## Personnalisation de la liste des tâches :

Les propriétés suivantes sont disponibles pour la personnalisation de la liste des tâches

| **Libellé** | **Champ** |
| ---- |
| Référence interne du dépôt | Name |
| Nom de l’activité | ActivityPath |
| Titre du dépôt (ce n'est pas le nom du fichier) | title |
| Référence du document | reference |
| Version du document | version |
| Date d'arrivée de ce document à l'étape affichée | Since |
| Référence de dépôt à l'origine : lorsqu'on est à l'étape de VISA, PUBLICATION, etc. | InstanceParentName |
| Statut de l’activité (inutile) | State |
| Vaut toujours “Dépôt de document” | Model |