Q: Schéma du circuit d’une non-conformités

Schéma du circuit <img src="https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/c/b/b/9cbb13020d73800/image_1s87s6v.png" alt="" /> A noter que le rôle pour l’étape d’analyse est désormais un paramètre (il peut être donc affecté à AC_ResponsableQualite, par exemple - identique au rôle de la dernière étape)

Question 1

L’explorateur de la GED

Accepted Answer

L’explorateur

L’explorateur est une page centrale de la GED. Il est accessible depuis le menu GED/Explorateur ou depuis un accès rapide de votre page d’accueil.

L’explorateur permet à l’utilisateur d’accéder à la liste des dossiers et fichiers de la GED sous la forme d’arborescence en fonction de ses droits.

L’explorateur propose un écran en 3 colonnes :

A gauche : L’arborescence des dossiers
Au centre : Les dossiers et fichiers en mode tableau
A droite : Les propriétés et la recherche (masqué par défaut)

L’utilisateur peut naviguer par clic dans l’arborescence ou double-clic dans la partie centrale pour ouvrir un dossier. Les documents PDF sont directement consultable depuis une visionneuse. Enfin les autres documents doivent être téléchargés pour être affichés par les programmes correspondants.

Explorateur

L’arborescence des dossiers

La GED dispose d’un nœud à la racine nommé Librairie. Ce dossier peut contenir autant de sous-dossiers que nécessaire.

Ce dossier Librairie contient par défaut un dossier Qualité où tous documents déposés dans ce répertoire devront obligatoirement suivre les règles du circuit de validation. Les autres dossiers du nœud Librairie seront en revanche des dossiers de travail libres qui ne sont pas soumis au circuit de validation.

Le dossier Qualité contient 4 sous-dossiers nécessaires au fonctionnement de l’applic

Question 2

Personnalisation des rapports pour les audits

Accepted Answer

Personnalisation du rapport d’audit

Pour rappel chaque audit peut disposer d’un rapport spécifique au format docx.

Les rapports d’audit peuvent facilement être personnalisés en utilisant dans le document modèle les balises suivantes.

Pour assurer le fonctionnement nous conseillons de copier/coller les balises pour éviter toutes erreurs de frappes ou mauvais encryptage de Word.

Liste des balises simples pouvant être mise selon votre propre mise en page

| Balise | Description | | ---- | | FusionType | Champ type d’audit | | FusionPerimeter | Périmètre de l’audit | | FusionGrid | Grille de l’audit utilisée | | FusionDateStart | Date de début | | FusionDateEnd | Date de fin | | FusionResponsible | Responsable de l’audit | | FusionAuditors | Auditeurs | | FusionComment | Description de l’audit | | FusionPictureList | Liste des pièces jointes | | FusionCode | Code de l’audit | | FusionDomain | Champ domaine | | FusionReferential | Champ référentiel | | FusionZone | Champ zone | | FusionLabelAudit | Titre de l’audit | | FusionRate | Taux de conformité |

Liste des balises devant être dans un bloc

Ce type de balise se répète automatiquement pour chaque constat de l’audit :

| Balise | Description | | ---- | | FusionExigence | Exigence concernée | | FusionConstatType | Type (non-conformité majeur, non-conformité mineure, note, piste de progrès, etc.) | | FusionConstatComment | Commentaire du constat | | FusionActionsImmediates | Actions immédiates | | FusionActionsCo

Question 3

Paramétrages avancés pour les actions

Accepted Answer

| Les fonctionnalités d’administration sont accessibles seulement aux utilisateurs ayant le rôle "Admin"

Les propriétés suivantes sont disponibles pour la personnalisation de la liste des tâches

| Libellé | Libellé de l’action | | ---- | | Echeanceprevision | Échéance prévisionnelle | | TypeactionLabel | Type de l’action | | PrioriteLabel | Priorité |

Propriétés

Lorsqu’un plan d’actions est affiché depuis la page de “Pilotage SMQ”, les colonnes présentes par défaut dans l’onglet “Liste” (affichant les actions) peuvent être masquées grâce la propriété “agl_action.plan.hiddenColumns”.

Voici les valeurs acceptées (à séparer par un point-virgule) :

| Valeur | Description | | ---- | | Actionstatus | Statut | | Codeaction | Code agilium de l’action | | Commentaire | Commentaire | | CoutPrevisionnel | Coût prévisionnel | | IDPriorite | Priorité | | libellé | Titre de l’action | | Noteevaluation | Evaluation | | Responsableaction | Attribué à | | Type_action | Type d’action |

Personnalisation des mails

Il est possible de modifier l’objet et le contenu des mails envoyés. Cela se fait dans le référentiel “Mailstypeaction” de la section “Action”.

Voici les balises qui peuvent être insérées :

| Description | Balise | | ---- | | Libellé de l’action | %libelle% | | Description de l’action | %Description% | | Objectifs | %Objectifs% | | Échéance | %Echeanceprevision% | | Origine | %Origine% | | Type | %Typeaction% | | Priorité | %Priorite% | | Service(s) | %Service

Question 4

Rôles et habilitations pour la gestion des processus

Accepted Answer

Les rôles

Seuls les rôles “Admin” et “AC_ResponsableQualite” permettent de créer, modifier et supprimer des éléments et données dans le module de gestion des processus.

Question 5

Le planning d’audit

Accepted Answer

Introduction

Le planning des audits permet d’avoir une vue synthétique de l’exhaustivité des audits de l’organisation. Des filtres sont à disposition pour garantir que chaque site ou processus est évalué selon la périodicité requise.

Le planning

Le planning affiche l’ensemble des audits par mois. Les audits à valider apparaissent en bleu, les audits validés apparaissent en vert et les audits terminés apparaissent en gris.

L’utilisateur dispose de filtres sur la gauche, lui permettant de filtrer les audits par Nom, Type d'audit, Domaine, Référentiel, Grille, Site, Responsable, Groupe, Statut.

Par défaut le planning affiche le mois en cours. Il est cependant possible de changer de mois en cliquant sur les flèches à disposition en haut au centre.

Chaque audit est affiché avec 2 couleurs :

Une barre verticale à gauche qui peut représenter soit le type d’audit, soit la grille d’audit, soit le statut de l’audit.
Un cercle en bas à droite qui représente le statut de l’audit.

Ces couleurs sont paramétrables dans la partie ‘Audit’ de la configuration et les référentiels (Type audits, Audit, Statuts Audit).

La création d’audit

La création d’un nouvel audit se fait depuis le planning des audits.

L’interface propose à l’utilisateur 2 types de planification :

La création d’un audit unique en cliquant simplement sur le jour concerné
La création d’un groupe d’audit

Question 6

Schéma du circuit d’une non-conformités

Accepted Answer

Schéma du circuit

A noter que le rôle pour l’étape d’analyse est désormais un paramètre (il peut être donc affecté à AC_ResponsableQualite, par exemple - identique au rôle de la dernière étape)

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